Административный отдел

Почтовый адрес: 238560, Калининградская область, город Светлогорск, Калининградский проспект 77«а»

Эл. почта: sgo@svetlogorsk39.ru

Задачи и функции

Основные задачи и функции Отдела в соответствии с Положением (утв. Распоряжением главы администрации муниципального образования «Светлогорский городской округ» от 03.11.2023 г. № 433).

Организация системы документационного обеспечения деятельности Администрации и структурных подразделений Администрации. Разработка и реализация политики в области управления документами Администрации, процедуры и практики управления документами.

Осуществление координации и направления деятельности структурных подразделений Администрации, определения основных направлений и механизмов реализации кадровой политики и развития муниципальной службы в Администрации, профилактике коррупционных и иных правонарушений, и другим вопросам своей компетенции.

Осуществление контроля за выполнением структурными подразделениями Администрации распорядительных документов Администрации, а также поручений главы администрации и его заместителей.

Организация работы с обращениями граждан и контроль своевременного и компетентного рассмотрения поступающих в Администрацию обращений граждан, обобщение содержащихся в них предложений, для учета в работе структурных подразделений. Контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов на хранение;

Ведение кадрового делопроизводства.

Административный отдел для осуществления своих задач имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке информацию и необходимые для своей деятельности материалы от структурных подразделений Администрации, органов местного самоуправления;

взаимодействовать с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти области, структурными подразделениями Аппарата Правительства Калининградской области, органами местного самоуправления по вопросам ведения делопроизводства и документооборота;

использовать имеющиеся в Администрации системы связи и информации;

запрашивать и получать от должностных лиц Администрации необходимые для исполнения своих функций информацию и сведения;

привлекать к проведению мероприятий, проводимых Администрацией в соответствии с её функциями, структурные подразделения Администрации, по согласованию с главой администрации;

в случае несоответствия представленных документов требованиям законодательства возвращать их для доработки в подготовивший их орган;

участвовать в организационном обеспечении подготовки заседаний и совещаний Администрации;

осуществлять контроль за сроками исполнения поручений Правительства Калининградской области по структурным подразделениям;

проверять качество предложений и материалов, поступающих в Отдел;

запрашивать необходимые материалы у структурных подразделений (справки, информации, и др. документы), необходимые для доклада главе администрации по наиболее важным вопросам, которые ставятся в обращениях граждан;

давать гражданам разъяснения справочного характера;

проверять организацию работы с населением по их письменным и устным обращениям;

участвовать в совещаниях главы администрации и его заместителей при обсуждении вопросов, относящихся к рассмотрению обращений граждан.

Основные функции административного отдела

Административный отдел по документационному и организационному обеспечению деятельности Администрации выполняет следующие функции:

организация системы документационного обеспечения деятельности Администрации и его структурных подразделений в рамках смешанной системы документооборота;

подготовка и согласование проектов поручений по итогам совещаний Администрации, заседаний Правительства Калининградской области, и резолюций главы администрации;

взаимодействие со структурными подразделениями Правительства Калининградской области по итогам оперативных совещаний, заседаний Правительства Калининградской области;

осуществление контроля за выполнением поручений, принимаемых на заседаниях и совещаниях Правительства Калининградской области, регистрация поручений Губернатора Калининградской области в программе электронного документооборота ЕСЭД и анализ хода выполнения контрольных поручений;

проведение проверок соответствия подготовленных документов на доклад главе администрации требованиям законодательства, Инструкции по делопроизводству Администрации, Регламента Администрации;

организация подготовки и регистрации постановлений, распоряжений, систематизация и рассылки согласно установленному перечню, обработка документов, в которые внесены изменения и дополнения или они утратили силу;

обработка служебной корреспонденции, информационных материалов, служебной корреспонденции, рассмотренной главой администрации, для ознакомления и исполнения, а также других документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям Администрации;

копирование и тиражирование документов главы администрации;

направление копий постановлений Администрации в Правительство Калининградской области и в органы прокуратуры;

формирование сводной номенклатуры дел Администрации;

обработка документов главы администрации, законченных текущим делопроизводством, формирование документационного фонда, обеспечение сохранности документов с последующей передачей их на хранение в МКУ «Архив Светлогорского городского округа»;

оказание методической и практической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям Администрации;

выдача копий архивных документов по запросам организаций и обращениям граждан;

обучение, обмен опытом муниципальных служащих структурных подразделений Администрации по делопроизводству;

организация приема граждан по личным вопросам в Администрации и последующий контроль за своевременным рассмотрением таких обращений ответственными должностными лицами Администрации, ее структурных подразделений и подведомственных учреждений;

организация изготовления образцов макетов бланков, документов, печатей, штампов для Администрации и их согласование;

участие в проведении мероприятий мобилизационной подготовки во взаимодействии с отделом мобилизационной подготовки Администрации;

организация работы по функционированию Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Светлогорского городского округа.

Осуществляет кадровую работу в Администрации, которая включает в себя:

учет и регистрация командировочных удостоверений сотрудников Администрации, сотрудников федеральных органов государственной власти, прибывающих в Администрацию;

формирование резерва кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;

подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений главе администрации;

организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора, назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов;

ведение личных карточек, личных дел и трудовых книжек муниципальных служащих и работников Администрации;

ведение реестра муниципальных служащих;

оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;

подготовка проведения конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;

организация проведения аттестации муниципальных служащих;

организацию работы с кадровым резервом и его эффективное применение;

организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьей 13 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами;

консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы;

решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законами Калининградской области.

Административный отдел имеет право:

при установлении фактов нарушения действующего законодательства в деятельности структурных подразделений Администрации, а также в случае неисполнения ими муниципальных правовых актов, направлять информацию главе администрации о выявленных нарушениях с предложением мероприятий по их устранению;

пользоваться в установленном порядке информационными банками данных Администрации

использовать муниципальные системы связи и коммуникаций.